CAS D'USAGE IA
OCR de notes de frais et vérification des politiques de remboursement
Lit automatiquement les notes de frais et signale les dépenses non conformes aux équipes financières des PME.
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Cette solution applique l'OCR et l'IA à l'extraction des champs clés des reçus (fournisseur, montant, date, catégorie) et les compare en temps réel à la politique de remboursement de l'entreprise. Les éléments non conformes, achats d'alcool, repas dépassant les plafonds, justificatifs manquants, sont automatiquement signalés avant tout remboursement, réduisant le temps de vérification manuelle de 60 à 80 %. Les responsables financiers de PME de 20 à 200 personnes récupèrent généralement 1 à 2 jours par mois consacrés aux audits de frais, tout en améliorant significativement le taux de conformité.
Données nécessaires
Reçus de dépenses numériques ou numérisés et une politique de dépenses documentée avec des règles claires et des plafonds de dépenses.
Systèmes requis
- accounting
- erp
Pourquoi ça marche
- Codifier l'intégralité de la politique de dépenses par écrit avant la configuration, y compris tous les plafonds, catégories interdites et exceptions.
- Choisir un fournisseur disposant d'une application de capture mobile afin que les employés soumettent les reçus au moment de l'achat, maximisant la qualité de l'image.
- Effectuer un test parallèle de 2 semaines aux côtés du processus manuel existant avant le basculement, pour calibrer les règles de signalisation.
- Intégrer directement au système comptable afin que les dépenses approuvées transitent sans ressaisie.
Comment ça rate
- La politique de dépenses n'est pas documentée ou est incohérente, ce qui amène le contrôleur à signaler les mauvais éléments et perd immédiatement la confiance des responsables.
- Les employés photographient mal les reçus (flous, partiels) et la précision de l'OCR baisse, créant plus de travail manuel qu'auparavant.
- Les catégories atypiques (cadeaux clients, indemnités journalières internationales) ne sont pas configurées, entraînant des faux positifs que le personnel apprend à ignorer.
- L'outil est adopté pour les reçus uniquement mais les dépenses nécessitent toujours une saisie manuelle dans l'ERP, ne livrant que des économies de temps partielles.
Quand NE PAS faire ça
Ne pas déployer lorsque l'entreprise compte moins de 15 employés soumettant des dépenses occasionnelles, le coût de mise en place et l'effort de configuration continu surpassent le temps manuel économisé.
Fournisseurs à considérer
Sources
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